O ciclo PDCA consiste em uma metodologia aplicada nas organizações com objetivo de melhorar a eficiência em seus processos por meio de uma de uma gestão que controla atividades, padroniza informações e minimiza as chances de erros ou falhas na tomada de decisões.
Essa ferramenta proporciona o atendimento da conformidade às expectativas dos clientes e a garantia da competitividade da empresa. Portanto, o Ciclo PDCA é uma maneira de orientar de maneira eficiente e eficaz a execução de uma determinada ação.
Também conhecido como Círculo de Deming ou Ciclo de Shewhart, o PDCA pode ser aplicado nas empresas de toda natureza, bem como a todos os projetos profissionais e estratégias para aumentar a competitividade, seja nos negócios ou na vida profissional.
Continue a leitura desse artigo porque vamos elencar as diversas formas de aplicação do PDCA e manter os processos ajustados às necessidades.
COMO O CICLO PDCA FUNCIONA?
Depois de alguns anos de atividades no setor produtivo e acadêmico resolvi organizar em livro os conhecimentos, habilidades, ferramentas e metodologias fundamentais na área de gestão da qualidade, tanto para estudantes, como para profissionais, gestores, empreendedores que entendam que a implementação da cultura da qualidade nas organizações tem grande importância, pois, altas tecnologias da informação, comunicação e gestão para serem utilizadas necessitam das pessoas, de seu envolvimento e compromisso em oferecer o melhor para seus clientes.
Entre as possibilidades de identificação de um determinado problema no processo que provoca falhas no produto ou serviço, o ciclo PDCA objetiva encontrar a causa que origina o problema e apresenta as soluções que poderão ser adotadas para a correção ou prevenção de uma falha.
O ponto de partida está no planejamento da meta a ser alcançada e as estratégias que deverão ser utilizadas para alcançá-las.
Assim, a sigla PDCA é a abreviação das iniciais de cada etapa: Plan (Planejar), Do (Fazer, executar), Check (checar, verificar) e Action (Agir).
Vamos entender como cada uma dessas etapas funciona.
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PLAN (Planejar)
Esta é a primeira etapa do ciclo, em que é estabelecido um plano baseado nas diretrizes da empresa (missão, visão e valores), nos objetivos, métodos e caminhos que serão seguidos.
É como um projeto poderá garantir a qualidade? Um bom planejamento organiza os processos para evitar a ocorrência de falhas no futuro, gerando uma otimização do tempo e produtividade.
Todo projeto ou processo bem-sucedido começa com um bom planejamento. Ninguém duvida disso e, para construir um planejamento de qualidade será necessário estabelecer metas e métodos capazes de serem alcançados e vão orientar todas as etapas de execução.
Conforme o consultor George T. Doran, em 1981, para ajudar gestores a definirem e a alcançarem suas metas, utilizou-se do inglês, o acrônimo SMART se refere a objetivos de todas as metas: eSpecíficos, Mensuráveis, Alcançáveis, Realistas e aTingíveis
Como exemplo, se a empresa precisa aumentar a produção, as metas poderão se a aquisição de novas tecnologias ou equipamentos, compra de mais matéria-prima, qualificação dos colaboradores ou modernização do processo produtivo.
É o momento de fazer a melhor escolha dos métodos a serem adotados.
Do (Fazer, executar)
Nesta etapa, coloca em prática o que foi planejado. Deve ser feito um acompanhamento detalhado do processo, de modo que a ação não seja desviada do planejamento inicial. Diante desse contexto, é fundamental que a equipe receba um treinamento para que o método seja executado corretamente, realizando mudanças, caso necessário.
Outro aspecto importante nesta etapa é a preparação, capacitação ou treinamento dos colaboradores para entrar em campo. Pois, quanto mais preparado a equipe estiver, maiores as chances de que cumpram o planejamento estabelecido, permitindo uma avaliação segura e assertiva do plano. A monitoração nesta etapa ganha papel importante em cada etapa do processo.
Check (Checar, verificar)
Este é o momento de verificar as ações feitas nas etapas anteriores, identificando e corrigindo possíveis brechas e falhas. Por meio das metas e resultados obtidos, é feita uma análise de todos os dados ao final da execução para comparar com aqueles estabelecidos no planejamento.
Na terceira etapa do PDCA, será realizada a verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando se as atividades estão sendo executadas de acordo com a premissas planejadas. Se os indicadores ou KPI(Key Performance Indicator – Indicador-Chave de Performance) de qualidade e produtividade estão sendo alcançados.
Ao final dessa fase, a equipe vai saber quais ações tiveram êxito e quais não deram certo.
As bem-sucedidas serão repetidas e incorporadas ao processo, enquanto as falhas serão corrigidas na próxima etapa.
Action (Agir)
Esta é a última etapa do ciclo PDCA, em que caso forem encontrados erros durante a etapa anterior de verificação, é preciso preparar soluções para repará-los. Entretanto, caso erros não sejam encontrados, esta etapa é importante para reconhecer futuros desvios e para se preparar previamente.
É momento de tomar decisões a partir da checagem ou avaliação e, se o resultado for positivo, a meta foi alcançada e o processo pode ser adotado como uma referência na empresa e para outros processos.
Por outro lado, se o resultado não atender às expectativas será necessária uma reavaliação de todo planejamento e a execução, considerando as falhas para realizar as correções em cada etapa.
O dinamismo do PDCA leva os gestores a se reorganizarem para alcançar uma melhoria contínua em novas fases do planejamento pois o PDCA também proporciona um ambiente de mudanças, de cultura favorecendo novas forma de execução de suas tarefas e manter-se competitiva
Diante do exposto, percebe-se que todo processo em uma organização necessita de acompanhamento, de ajustes em várias etapas e momentos e a metodologia PDCA oferece as condições básicas para uma gestão eficiente com foco na qualidade total e atender às expectativas dos clientes.
Portanto, empresas, empreendedores e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução e que a metodologia consiste em oferecer condições para um ciclo de melhoria contínua em todas as etapas dos processos.
Percebe-se que após o cumprimento de suas etapas de planejar, executar, checar e agir, a metodologia agrega os conhecimentos adquiridos para replanejar com mais eficiência, eliminar as falhas, os desperdícios, aumentando sua competitividade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A adoção do PDCA nas rotinas organizacionais não é um procedimento tão simples porque exige familiaridade dos colaboradores e gestores com as metodologias de gestão dos processos porque requer conhecimentos de estudos de tempos e movimentos, racionalização das atividades, entendimentos sobre as tecnologias a serem aplicadas e avaliação dos resultados.
Então, há a necessidade de implementação de uma política educacional que envolva todos seu quadro na mesma direção e a atuação da gerência para tornar viável a mudança de comportamento e atuação na gestão dos processos de trabalho e coloque toda a organização disposta a conviver com as mudanças constantes que a metodologia exigirá.
Como a organização pode se estruturar para implementar a metodologia em todos os processos?
Pode ser implementada de forma gradativa escolhendo aqueles processos mais simples e que poderão desencadear uma percepção em toda organização de sua eficácia, enquanto vai preparando todos os setores e colaboradores para implementações em futuro definido.
E, podemos perceber as vantagens que são peculiares com a implementação do PDCA de forma gradativa: não há necessidade de investimento e sim de decisão de mudança de comportamento e postura; pode ser implanta de forma seletiva; proporciona diferencial competitivo para produtos ou serviços ou da organização no mercado; aumenta a produtividade em função da redução de desperdícios e identificação de possíveis falhas; possibilita a identificação de novas soluções e melhorias; cria a cultura da gestão da qualidade total e melhoria contínua.
Luiz Carlos Freitas
É Economista e Administrador, professor universitário com atuação no mercado financeiro. Autor de artigos e conteúdos didáticos para EAD no segmento de gestão e negócios.
